Lunes 8 de la mañana, abro mi agenda y veo que tengo programadas 6 reuniones. Y mi inevitable reacción es de frustración ¿Para qué me han convocado a la reunión de marketing si el tema que van a tratar no es de mi competencia? ¿Cuánto se alargará la reunión de equipo esta vez? ¿Cómo voy a poder ejecutar mi propio trabajo? La búsqueda de respuestas ante estas cuestiones comienza a generar dentro de nosotros estrés, incomodidad y ciertas reticencias a las citas programadas.
Según una investigación del Harvard Business Review, el 70% de las reuniones que se celebran a lo largo del día, no sirven para nada. Suponen un obstáculo para que los propios empleados puedan desarrollar sus competencias con responsabilidad y autogestión y además impiden que estos puedan abordar y completar sus tareas.
Una reunión es un reflejo dela eficacia de un equipo y una potente imagen de la cultura de la organización y de la gestión de sus recursos más valiosos; el tiempo y las personas.
¿Cuál debería ser el objetivo de toda reunión que se precie?
Tomar decisiones de calidad en menos tiempo.
Y para ello es esencial ser muy rigurosos con el proceso y cada una de las partes que conforman una reunión, es decir: el antes, el durante y el después.
ANTES:
DURANTE:
DESPUÉS:
En Amagi somos especialistas en implementar el modelo: Reuniones Delegadas© creado por Alain Cardon y entrenado con Claude Arribas. Modelo que ha sido objeto de experimentación durante más de 15 años en todo el mundo y en sectores de actividad muy diversos.
Os invitamos a formar parte de una reunión de roles delegados. En ellas, se “eliminan las jerarquías” es decir; desde la directora general al propio becario, pasando por el vicepresidente senior director de operaciones al personal administrativo… todos sin exclusión pasan a ser participantes. Y cada uno de ellos, ejercerá un rol definido.
Lo mejor de esta metodología es que se va a garantizar desde el primer minuto la rotación de los roles para que la co-responsabilidad el equipo y su empoderamiento vayan enraizándose en cada cita.
Si mi rol en esta ocasión es el de Facilitador, sabré muy bien exponer cuál es el objeto a tratar en la reunión. Decidiré quién forma parte de ella y el tiempo necesario para lograr llegar a un plan de acción. Estaré pendiente durante la cita, de optimizar la energía de los integrantes, fomentar la participación equitativa y generar un clima adecuado para lograr soluciones más creativas e innovadoras.
Si soy el Empujador de decisiones, mi verbo es PROVOCAR. Provocar la participación, provocar decisiones, provocar estrategias, provocar la definición de los plazos, dejar constancia de todo lo dicho durante la reunión por escrito y distribuir posteriormente el acta a la totalidad de los presentes.
“¿Cómo podemos formular esto como una decisión? ¿Es el momento de tomar una decisión? ¿Queremos cambiar de tema sin tomar una decisión concreta?”
El empujador de decisiones es sin duda el baluarte contra la dispersión.
Uno de los roles aparentemente sencillos, pero más complejos a la hora de accionar es el del Marcador del tiempo.
“Hemos agotado 10 minutos de 40 minutos previstos para este tema, nos quedan 30 minutos”.
Todos los participantes son responsables de los plazos de tiempo marcados para facilitar la agilidad de la reunión. El marcador del tiempo ayuda al equipo a mantener el ritmo, para que cada punto de la reunión tenga el peso que merece y se evite con ello la presión final de la toma de decisiones o el tener que repetir la misma reunión.
Finalmente, el último rol es el de Co-coach y su principal tarea es la de ofrecer un feedfoward. Es decir, durante los últimos 16 minutos de la reunión dará a cada uno de los miembros unas pautas de mejora y desarrollo personal resultantes del comportamiento percibido en la reunión. Empezará por el mismo para poner equidad en el feedforward. Este rol pone en práctica las competencias del coaching y del liderazgo.
Para poder realizarlo de una manera constructiva y enriquecedora, el feedforward se dará:
Es importante especificar, que todos los miembros de la reunión tienen la función de participantes incluso el líder del equipo, pero esta figura carecerá de rol dentro de la misma. Delegará todas funciones de gestión de la reunión para estar enfocado en lo quede verdad le importa. El líder del equipo es el último responsable de todas las decisiones y consecuencias tomadas o no, por los miembros de su equipo.
Los roles delegados son una metodología que se adapta con agilidad a un mundo cada vez más digital donde la interdependencia y la complejidad de los proyectos están a la orden del día. Con ella, se favorece la cooperación, la responsabilidad y el compromiso colectivo fomentando la circulación de la información. Además, con esta dinámica se busca empoderar a cada uno de los miembros y al propio colectivo en general teniendo como resultado la toma de decisiones de calidad en menos tiempo.
Si el 92% de los empleados, según Harvard Business Review, considera improductivas las reuniones de trabajo convocadas a diario ¿Para qué no atreverse a probar con la metodología de los Roles Delegados donde el liderazgo es compartido y accionado?
