Reuniones Delegadas: la clave para el futuro

January 3, 2022

Reuniones Delegadas: la clave para el futuro

Queremos comenzar el año haciendo referencia a lo más valioso que posee una persona y un equipo, el tiempo: cuando lo entregamos, es lo único que no se puede recuperar. Quizá la mayor ventaja competitiva que tiene hoy una empresa es aprender más rápido que su competencia, y reducir el tiempo en que sus productos o servicios tardan en estar disponibles en el mercado se ha convertido en una necesidad.

Las agendas están llenas de reuniones, encadenamos unas con otras, con poco tiempo para prepararlas y muchas veces sin tener muy claro el objeto de esas reuniones.

Toma un par de minutos y responde a estas preguntas:

·     ¿Cuánto tiempo pasas en reuniones?

·     ¿Cómo son tus reuniones?

·     ¿Para qué sirve una reunión?

No es ningún secreto que muchas de las reuniones a las que asistimos son inútiles, evitables y hacen perder mucho tiempo a las empresas. La mayoría de las veces son demasiado largas, no hay un objetivo claro, no se llega a ningún resultado y en ellas prima el interés individual sobre el colectivo. Además, no se cierran compromisos e incluso pueden ser un foco de conflicto: todos identificamos algunas de estas situaciones, pero no sabemos qué podemos hacer para cambiarlas.

Lo que se vive en las reuniones cada día es una imagen de lo que se vive en la empresa de manera global. La pandemia ha cambiado por completo la manera habitual de llevara cabo las reuniones que han pasado de presenciales a online en la mayoría de los casos. Se gestionan de manera diferente y, en general, se han acortado porque se va más directo al objetivo. Esta nueva experiencia y la capacidad para adaptarse a ella, ha puesto de manifiesto que las reuniones son uno de los puntos que revelan cómo es la forma de ser de una empresa. y que, si queremos hacer un cambio en una empresa, debemos empezar por cambiar sus reuniones.

En este artículo vamos a analizar otro modelo de reuniones, las que marcan el futuro al que tienen que ir adaptándose las empresas: el Procesode Reuniones Delegadas© creado por Alain Cardon y desarrolladoen España de la mano de Claude Arribas a través de la Escuela Metasysteme®donde en Amagi nos hemos formado y aprendido todo lo que sabemos acerca del proceso de roles delegados, ¡gracias Claude por tu forma deayudarnos a desarrollarnos a los coaches sistémicos!

Las reuniones son competencia de todos y cada uno de los integrantes de una empresa, desde el CEO hasta la última persona que se ha incorporado al equipo. Solo tomar conciencia sobre la responsabilidad que todos tienen para conseguir que las reuniones sean claras, con objetivos definidos y que finalicen con una o dos acciones precisas, puede ser el punto de partida de la transformación.

Las reuniones delegadas se organizan asignando roles entre los participantes de la reunión y se pone el foco en que todos juntos lleguen al resultado que se debe obtener. Cuatro son los roles a desarrollar por los participantes a la reunión que se enmarcan a su vez dentro de cuatro tipos de liderazgo:

·      Facilitador ayuda a la interrelación y preparación de la reunión. (Liderazgo participativo).

·      Empujador de decisiones es el responsable de empujar al equipo para que decida y que la decisión sea de calidad (Liderazgo directivo).

·      Marcador del tiempo se encarga de la gestión del tiempo. (Liderazgo persuasivo).

·      Co-coach impulsa el aprendizaje continuo (Liderazgo delegativo).

Una reunión bien planteada es la que permite la toma de decisiones colectivas, a fin de dirigir la acción y, por tanto, los resultados en conjunto. Los tres primeros roles lo permiten a través de su papel y actuación en la reunión, observando e invitando la participación total de todos los miembros que asisten (facilitador), conduciendo al equipo hacia la toma de decisiones específicas que permitan emprender acciones concretas e inmediatas (empujador) y controlando el tiempo de manera eficaz (marcador del tiempo). El líder permite que el equipo tome decisiones, delegando su poder y permitiendo pasar del control a la corresponsabilidad del equipo, respeto y la escucha.

El cuarto rol, el co-coach, se encarga de dar una opción de mejora a cada participante en la reunión, lo que va a permitir el crecimiento tanto del propio co-coach como sus compañeros, invitándoles a buscar la excelencia en su próxima actuación.

Los roles delegados ayudan a introducir algunos valores que forman parte intrínseca de la transformación de las empresas de la era digital: circularidad, autonomía, responsabilidad, respeto,compromiso, transparencia, innovación, visión del error, adopción de riesgos y reconocimiento. Todos ellos permiten crear un nuevo paradigma dentro del esquema de la empresa.

Desde Amagi hemos acompañado a numerosas empresas a emprender este camino hacia la organización de un tipo de reuniones diferentes, eficaces y eficientes poniendo en el centro el desarrollo de las personas que participan en ella. Acompañamos a gestionar mejor el tiempo y mejorar las interrelaciones entre los participantes para que esto permita a los equipos descubrir su propia guía y se vuelvan más responsables, autónomos y efectivos.

La transformación es ya una realidad y muchas empresas se han dado cuenta que no es una oportunidad, sino una necesidad: a tener reuniones eficaces también se aprende.